Lancer une communication évènementielle

A l’issue de la formation, les stagiaires seront en capacité de :

• Définir les objectifs de l'événement ou de la manifestation
• Préparer l'événement et impliquer l'ensemble des acteurs
• Construire des supports de communication pour l'événement
• Définir les comportements à mettre en œuvre le jour de l'événement
• Evaluer les retombées de l'événement pour l'entreprise

Cerner les enjeux de l'événementiel

• Connaître les différents types d'événements.
• Définir la place de l'événementiel dans l'entreprise.
• Comprendre les acteurs –impliqués dans la démarche.

Définir les objectifs de la manifestation

• Evaluer l'opportunité de créer un événement.
• Choisir le type d'événement.
• Identifier les enjeux et retours attendus.
• Définir les cibles et objectifs. Evaluer le budget.

Soigner la préparation de l'événement

• Répertorier les ressources matérielles et humaines nécessaires.
• Etablir un rétroplanning.
• Construire des tableaux de bord, suivre le budget.
• Dresser la liste des intervenants et le lieu de la manifestation.
• Rédiger le cahier des charges en cas de sous-traitance.
• Présenter un brief à une agence d'événementiel.
• Présenter le projet à sa hiérarchie pour le faire valider.
• Gérer les intervenants internes et/ou externes.

Exercice 

• Construction d'un rétroplanning et d'un cahier des charges.

Définir la communication sur l'événement

• Vérifier la mise à jour du fichier cible.
• Réaliser et envoyer les invitations.
• Gérer les réponses, les NPAI et les relances.
• Etablir les supports et documents à remettre aux participants.
• Créer les supports visuels de l'événement : signalétique...
• Assurer le pilotage du budget et du rétroplanning.

Etre prêt le jour de l'événement

• Recevoir les intervenants : qui, quand, comment ?
• Personnaliser l'accueil selon le type d'invités.
• Gérer les demandes du moment.
• Assurer les relations publiques.
• Assurer la relation avec les fournisseurs.
• Superviser les acteurs en place.
• Superviser la clôture de l'événement.

Faire le bilan de l'événement et évaluer les retombées

• Mettre à jour le tableau de bord. Faire la synthèse.
• Analyser les retours obtenus.
• Mettre à jour sa base de données.
• Valoriser l'événement en interne.
• Etablir un plan d'actions post-événement.
• La communication : sourire-courtoisie

EVALUATION DE LA FORMATION

Une fiche d’évaluation de la formation est remise en fin de stage à chaque participant